Основные направления автоматизации документов с Botman.one
1. Автоматизация создания и подготовки текстовых документов
Создание договоров, актов, отчетов или инструкций больше не требует ручного ввода. С Botman.one вы можете:
-
Генерировать документы по шаблонам, используя данные из CRM, ERP или других систем (автоматизация формирования документов).
-
Настраивать правила для автоматизации оформления документов — шрифты, нумерация, логотипы добавляются автоматически.
-
Интегрироваться с DaData: данные ЕГРЮЛ (название компании, ИНН, адрес и т.д.) автоматически подтягиваются в документы, исключая ошибки в реквизитах.
-
Ускорить автоматизацию процессов подготовки документов за счет интеграции с Word и Excel.
Это особенно актуально для юристов, технических специалистов и отделов продаж, где важна точность и скорость.
2. Работа с нормативными и техническими документами
Соблюдение стандартов и ГОСТов — критически важно для производственных компаний и госучреждений. Botman.one помогает:
-
Автоматизировать разработку технических документов, проверя соответствие шаблонов требованиям.
-
Внедрить системы автоматизации нормативных документов, чтобы исключить ошибки в регламентах и инструкциях.
-
Упростить регистрацию документов, присваивая им уникальные номера и сохраняя в электронном архиве.
3. Бухгалтерия и кадры: от первичных документов до работы с самозанятыми
Автоматизация бухгалтерских и кадровых процессов снижает риски штрафов и повышает прозрачность:
-
Автоматизация первичных документов: счета-фактуры, накладные и акты формируются на основе данных из 1С или Excel.
-
Кадровые документы: приказы, трудовые договоры и отчёты создаются за минуты. Botman.one поддерживает даже автоматизацию кадровых документов с самозанятыми — генерация договоров ГПХ и актов выполняется по заданным параметрам.
-
Автоматизация заполнения документов исключает опечатки в реквизитах и персональных данных.
4. Файлы документов формате MS Word и электронный документооборот
Платформа работает с привычными инструментами:
-
Разметка шаблонов для автоматизации документов прямо в Word: шаблоны с динамическими полями, генерация в PDF.
-
Электронный документ и автоматизация документооборота: маршрутизация на согласование через API, отправка готовых файлов на email, в Telegram или в системы электронного документооборота (СЭД).
Расширенные возможности Botman.one
Умные функции для персонализации
-
Автоматические расчеты и падежи:
-
Встроенный конструктор формул рассчитывает суммы, проценты, сроки и подставляет результаты в документ. Например, арендную плату с НДС или зарплату с учетом налогов.
-
Генерация сумм прописью с учетом падежей: «Сто двадцать три тысячи рублей 00 копеек» → «Сумма в размере ста двадцати трех тысяч рублей 00 копеек».
-
Гибкие сценарии доставки документов
-
Отправка готовых файлов через API в любую CRM, ERP или СЭД.
-
Отправка договоров, счетов и уведомлений клиентам через email или Telegram-бота.
-
Публикация генераторов документов на сайте, интранет-портале или в виде чат-бота — пользователи могут самостоятельно создавать документы, заполняя онлайн-форму.
Посмотрите виде о том, как легко и быстро автоматизировать подготовку документов в Botman.one
Полезные кейсы использования
1. Для юридических компаний: сокращение времени на подготовку договоров
-
Задача: Юрфирма тратила 2–3 часа на составление договора с новым клиентом: вручную вводила данные из ЕГРЮЛ, проверяла реквизиты.
-
Решение:
-
Интеграция с DaData: данные компании (ИНН, юридический адрес) автоматически подгружаются по названию.
-
Чат-бот в Telegram для клиентов: они заполняют форму, а система генерирует договор с учетом падежей и расчетов (например, суммы задатка).
-
-
Результат: Время подготовки сократилось до 15 минут, ошибки в реквизитах исключены.
2. Для логистических компаний: автоматизация первичных документов
-
Задача: Ежедневная ручная печать 100+ накладных с расчетом стоимости доставки.
-
Решение:
-
Шаблон накладной в Botman.one с формулами: стоимость считается на основе веса, расстояния и тарифа.
-
Готовые документы автоматически отправляются водителям в Telegram и клиентам по email.
-
-
Результат: Освобождение 2 сотрудников от рутины, сокращение задержек при доставке.
3. Для HR-отделов: работа с самозанятыми
-
Задача: Ежемесячное оформление 50+ актов с фрилансерами.
-
Решение:
-
Генератор документов на сайте компании: самозанятый вводит ФИО, сумму и сроки, система создает акт с суммой прописью и отправляет его на подпись в Telegram.
-
Интеграция с Excel: все данные сохраняются в общую таблицу для учета.
-
-
Результат: HR тратит на контроль процесса 1 час вместо 8 часов в месяц.
4. Для строительных компаний: техническая документация
-
Задача: Подготовка смет с учетом ГОСТ и сложных расчетов (материалы, трудозатраты).
-
Решение:
-
Шаблоны смет с автоматическими формулами и подстановкой единиц измерения в нужном падеже.
-
Экспорт в PDF и отправка на согласование через API в СЭД.
-
-
Результат: Сокращение времени на проверку документов на 40%.
Преимущества Botman.one
-
Low-code подход: настройка сценариев без программирования через визуальный конструктор.
-
Экономия времени: сокращение рутины на 70% за счёт автоматизации ввода документов и их обработки.
-
Масштабируемость: готовые модули для автоматизации бухгалтерских, кадровых, технических документов.
-
Безопасность: ролевой доступ, аудит изменений.
Заключение
Botman.one — это не просто инструмент для автоматизации создания текстовых документов, а комплексное решение для цифровой трансформации бизнеса. Внедряя платформу, вы минимизируете ошибки, ускоряете процессы и освобождаете сотрудников для решения творческих задач.
Готовы перейти на новый уровень эффективности?
Начните с бесплатного демо-доступа к Botman.one и оцените, как автоматизация документооборота меняет подход к управлению!
Мы обсуждаем автоматизацию и legaltech в нашей Телеграм-группе, присоединяйтесь: ссылка